نقش های کلیدی مختلف در مدیریت پروژه – مدیران پروژه – ذینفعان پروژه – تیم کاری پروژه – حامیان پروژه

نقش های کلیدی مختلف در مدیریت پروژه

خانه » مدیریت پروژه » نقش های کلیدی مختلف در مدیریت پروژه – مدیران پروژه – ذینفعان پروژه – تیم کاری پروژه – حامیان پروژه

 

1-مدیران مختلف شامل:

• مدیران ستادی یا FM (Functional Manager)
• مدیران عملیاتی یا OM (Operation Manager)
• مدیران منابع یا RM (Resource Manager)
• مدیران پروژه یا PM (Project Manager)
• مدیران طرح یا PgM (Program Manager)
• مدیران پرتفولیو یا PfM (Portfolio Manager)

2- اعضای تیم پروژه یا TM (Team Member)

3-ذینفعان پروژه یا SH (Stakeholders)

4-حامیان پروژه یا SP (Sponsor)

 

تعریف مدیر پروژه (Project Manager) :

 

A project manager is “a person who has the overall responsibility for the successful initiation, planning, execution, monitoring & controlling and closure of a project”.

مدیر پروژه فردی است که مسئولیت کلی انجام موفقیت آمیز هر یک از فازهای آغازین، برنامه ریزی، اجرا، کنترل و پایش، و خاتمه پروژه را بر عهده دارد.

 

 

جنبه های شایستگی های مدیر پروژه :

 

شکل زیر که به مثلث استعداد PMI معروف است شایستگی های لازم برای یک مدیر پروژه را به سه جنبه زیر تقسیم می کند و این سه دسته از مهارت ها بیشترین نقش را در موفقیت مدیران پروژه‌ها ایفا می کنند:

• مدیریت پروژه فنی و تکنیکال (مانند مهارت‌های جمع‌آوری الزامات و داده ها، مدیریت زمانبندی، مدیریت محدوده پروژه، گزارش‌گیری، مدیریت ریسک، مدیریت منابع، تکنیک‌های چابک، مدیریت ارزش کسب شده، برآورد زمان و بودجه و هزینه و …)
• مدیریت کسب و کار و استراتژیک (مانند تکنیک های تحلیل رقبا، مدل های کسب و کار، ارتباط با مشتری و رضایت مشتری، آگاهی از بازار، مهارت‌های مالی و …)
• رهبری (مانند مهارت های تأثیرگذاری، مذاکره، حل مساله، تیم سازی و …)

 

به طور کلی مدیران پروژه باید ویژگی ها و مهارت های زیر را دارا باشند:

• تخصص فنی مدیریت پروژه
• توانایی رهبری قوی
• مهارت های ارتباطی موثر
• مهارت های تصمیم گیری
• مهارت تیم سازی موثر
• مهارت حل مساله
• قدرت مذاکره
• حس همدلی و همدردی
• روحیه همکاری بالا
• داشتن تفکر نقاد (توانایی انتقاد کردن و انتقاد پذیر بودن)
• داشتن نگاه کل نگر
• داشتن روحیه و اشتیاق
• آینده نگر بودن
• واقع بین بودن
• تأثیرگذاری
• مهارت در تخصیص وظایف
• وفاداری و صداقت

وظایف و مسئولیت های اصلی مدیر پروژه:

 

• ارتباط فعال با ذینفعان پروژه
• شناسایی الزامات پروژه و خواسته های ذینفعان پروژه
• ایجاد تعادل و توازن بین محدودیت های پروژه
• مدیریت منابع، زمان، هزینه، ریسک، محدوده و کیفیت پروژه
• نظارت بر انجام درست پروژه (مفهوم کارایی)
• مدیریت و رهبری تیم پروژه
• نظارت بر پیشرفت پروژه

بیشتر بدانید: استاندارد PMBOK – تغییرات پیش رو در آزمون PMP – ویرایش هفتم استاندارد PMBOK و تعاریف آن

 

حوزه های نفوذ مدیران پروژه بر اساس استاندارد پمباک :

 

حوزه های نفوذ مدیران پروژه شامل کلیه ذینفعان پروژه است و براساس این استاندارد حوزه نفوذ آنها به عنوان هسته اصلی در میان سایر ذینفعان پروژه تعریف می‌گردد. این حوزه شامل المان های زیر می باشد:

• تیم پروژه، سایر مدیران پروژه، مدیران طرح، مدیران پرتفولیو، مدیران منابع
• حامیان یا اسپانسرهای پروژه، بدنه های حاکمیتی، کمیته های راهبری، دفاتر PMO (مدیریت پروژه، طرح یا پرتفولیو)
• سایر ذینفعان پروژه، تامین کنندگان یا پیمانکاران پروژه، مشتری یا کارفرما، مصرف کننده نهایی محصول پروژه

 

PMO:

کلمه “PMO” در الفاظ متفاوتی استفاده می شود. منظور از PMO بسته به سطح عملکرد PMO در سازمان، می تواند دفتر مدیریت پروژه، دفتر مدیریت طرح و یا دفتر مدیریت پرتفولیو  باشد که به ترتیب عملکردهای پروژه، طرح یا پرتفولیو را پشتیبانی میکنند. با این حال با وجود تفاوت عمده ای که در این نام ها وجود دارد، تفاوت چندانی در عملکرد به وجود نمی آید.

 

تعریف دفتر مدیریت پروژه یا PMO (Project Management Office) طبق استاندارد پمباک:

 

Project Management Office (PMO) is defined as “a management structure that standardizes the project-related governance processes and facilitates the sharing of resources, methodologies, tools, and techniques.”

دفتر مدیریت پروژه یک ساختار مدیریتی است که فرآیندهای مربوط به پروژه را استاندارد می کند و اشتراک منابع، رویه ها، ابزارها و تکنیک ها را تسهیل می کند.

 

 

اختیارات و وظایف این واحد در سازمان های مختلف متفاوت است، بنابراین نمیتوان تعریف واحدی از آن بیان کرد. نه استاندارد PMBOK، نه استاندارد PRINCE2 و نه انجمن بین المللی مدیریت پروژه (IPMA) نقش PMO را تعیین نمی كنند، بلکه تعیین نقش ها و مسئولیت ها را به عهده سازمان ها می گذارند. در ادامه وظایف اصلی و ابتدایی این دفتر بیان می شوند که تنها محدود به این موارد نبوده و بسته به سازمان و نیازهای آن، متفاوت و متغیر خواهد بود:

 

وظایف اصلی دفتر مدیریت پروژه طبق استاندارد پمباک:

 

-مدیریت منابع مشترک میان پروژه های اداره شده توسط PMO،

– شناسایی و توسعه متدولوژی مدیریت پروژه، بهترین شیوه ها و استانداردها،

– مربیگری، راهنمایی، آموزش و نظارت،

– نظارت بر انطباق با استانداردها، سیاست ها، رویه ها و الگوهای مدیریت پروژه با استفاده از ممیزی پروژه،

– توسعه و مدیریت سیاست ها، رویه ها، الگوها و سایر اسناد مشترک پروژه،

– هماهنگی ارتباطات بین پروژه ها

 

 

انواع PMO بر اساس سطح تاثیرگذاری و اختیارات آن:

 

1-سطح پشتیبانی (Supportive PMO): دارای نقش مشورتی و پشتیبانی مدیریت پروژه، سطح کنترل و اختیار پایین

2-سطح کنترلی (Controlling PMO): نقش پشتیبانی و کنترل استفاده از پشتیبانی ها، سطح کنترل و اختیار متوسط

3-سطح راهبری و مدیریتی (Directive PMO): نقش کنترل و مدیریت پروژه ها، سطح کنترل و اختیار بالا

 

انواع  نقش های PMO در سطوح سازمان:

 

دامنه اختیارات PMO می تواند از کل سازمان تا یک پروژه منفرد باشد:

1-کل سازمان Enterprise PMO

2-یک بخش Divisional PMO

3-یک پروژه project PMO

 

بیشتر بدانید: آشنایی با مؤسسات و گواهینامه های مطرح مدیریت پروژه – مدرک PMP

 

تفاوت نقش PMO و مدیر پروژه:

به طور کلی مدیران پروژه بیشتر منافع و موفقیت پروژه را در نظر دارند و دفتر مدیریت پروژه بیشتر بر منافع و موفقیت کلی سازمان متمرکز است. یک مدیر پروژه برای دستیابی به اهداف پروژه هایی که مسئول آنهاست پاسخگو است، در حالی که PMO برای دستیابی به اهداف مصوب سازمان پاسخگو است.

مدیران پروژه محدودیت های پروژه های منفرد را مدیریت می کند، در حالی که PMO روش ها ، استانداردها، ریسک ها، فرصت ها، معیارها و وابستگی متقابل بین پروژه ها را در سطح سازمانی مدیریت می کند.

تعریف دفتر مدیریت طرح یا PMO (Program Management Office) طبق استاندارد مدیریت طرح PMI:

 

Program Management Office as, “The organization responsible for defining and managing the program-related governance process, procedures, templates, etc. supporting individual program management teams by handling administrative functions centrally, or providing dedicated assistance to the program manager”

 

دفتر مدیریت طرح ، سازمانی است که مسئول تعریف و مدیریت فرایند های حاکمیتی مربوط به طرح، رویه ها، الگوها و … است که از طریق مدیریت عملکردهای اجرایی یا کمک به مدیر طرح، از تیم های مدیریت طرح فردی پشتیبانی میکند.

 

وظایف اصلی دفتر مدیریت طرح:

 

-تعریف فرایندها و رویه های مدیریت طرح،

-پشتیبانی از مدیریت برنامه و بودجه در سطح طرح،

-تنظیم ابزارها و استانداردهای مدیریت طرح،

-تنظیم استانداردهای کنترل کیفیت و پیگیری اجرای آنها،

– پشتیبانی از مدیریت موثر منابع در کل طرح،

– ارائه مدیریت اسناد و پیکربندی (مدیریت دانش) ،

– ارائه پشتیبانی متمرکز برای مدیریت تغییرات و ردیابی ریسک ها و مشکلات،

-برنامه ریزی مالی و پیگیری،

-مدیریت وابستگی متقابل پروژه ها،

-تهیه نقشه ذینفعان و برنامه ریزی و اجرای برنامه های ارتباط با ذینفعان

دفتر مدیریت پرتفولیو یا PMO (Portfolio Management Office):

 

دفاتر مدیریت پرتفولیو به طور کلی در سطح بخش/ واحد تجاری تنظیم می شوند تا اطمینان حاصل شود که پروژه های بخش/ واحد تجاری با اهداف کلی شرکت سازگار هستند.

 

وظایف اصلی دفتر مدیریت پرتفولیو:

 

-جمع آوری و ارائه نتایج عملکرد به اجزای پرتفولیو،

– تعریف متدولوژی مدیریت پرتفولیو، بهترین شیوه ها و استانداردها، برای استفاده به عنوان راهنما حین تدوین روش و استانداردهای مدیریت پروژه و طرح،

– پیش بینی عرضه و تقاضا برای پرتفولیو که می تواند به عرضه و تقاضا برای پروژه ها و برنامه ها شکسته شود،

– تعریف استراتژی مدیریت پرتفولیو،

– نظارت بر پرتفولیو و مدیریت ارزش کلی پرتفولیو،

– شناسایی ریسک ها، تجزیه و تحلیل ریسک ها و برنامه ریزی پاسخ به ریسک را در سطح پرتفولیو،

– مدیریت اجزای پرتفولیو، پشتیبانی از پیشنهادات و ارزیابی های اجزای پرتفولیو، تخصیص منابع در راستای هماهنگی با استراتژی و اهداف سازمانی،

– توسعه و حفظ پرتفولیو، طرح ها، چارچوب ها و متدولوژی های پروژه،

– ارائه اطلاعات پیشرفت پروژه و طرح، گزارش معیارها برای فرآیندهای حاکم بر پرتفولیو،

– هماهنگی منابع بین اجزای مختلف پرتفولیو،

– هماهنگی ارتباطات بین اجزای پرتفولیو،

– ایجاد و بهبود الگوها و چک لیست ها،

– نظارت بر انطباق با سیاست های سازمان،

– ارائه مدیریت دانش شامل درس آموخته ها،

– آموزش و مربیگری منابع انسانی در خصوص مهارت ها، ابزارها و تکنیک های مدیریت پرتفولیو

نکته: دفتر مدیریت پرتفولیو تا زمانی که پرتفولیو ها وجود داشته باشند وجود دارد. همان طور که گفته شد، پرتفولیو ها هم تا زمانی که سازمان وجود داشته باشد وجود دارند، به این معنا که مانند طرح ها یا پروژه ها زمان شروع و پایان مشخصی ندارند.

نکته:  سطح اختیار و قدرت دفاتر مختلف PMO مطابق تصویر زیر می باشد. به عبارتی دفتر مدیریت پرتفولیو بیشترین اختیارات و دفتر مدیریت پروژه کمترین اختیارات را دارا می باشند.

 

 

تعریف ذینفعان پروژه (Project Stakeholders) طبق استاندارد پمباک:

 

A stakeholder is “an individual, group, or organization who may affect, be affected by or perceive itself to be affected by a decision, activity, or outcome of a project.”

ذینفعان یک پروژه افراد، گروه ها و سازمان هایی هستند که ممکن است روی تصمیمات، فعالیت ها یا نتایج پروژه تأثیر بگذارند، یا تحت تأثیر آن قرار بگیرد.

 

نکته: ذینفعان پروژه شامل ذینفعان داخلی (Internal) یا خارجی (External) است.

نکته: ذینفعان پروژه میتوانند به صورت مستقیم و یا غیر مستقیم بر پروژه تاثیر بگذارند/ از پروژه تاثیر بپذیرند.

نکته: ذینفعان پروژه میتوانند تاثیر مثبت و یا منفی بر پروژه بگذارند/ از پروژه بگیرند.

نکته: عدم ارتباط با ذینفعان و شناسایی الزامات و خواسته های آنها یکی از دلایل اصلی شکست در پروژه ها می باشد.

 

تعریف حامی پروژه یا اسپانسر (Project Sponsor) طبق استاندارد پمباک:

 

A sponsor is “the person or group that provides the financial resources, in cash or kind, for the project. When a project is first conceived, the sponsor champions the project.”

حامی پروژه شخص یا گروهی است که منابع مالی پروژه را به صورت نقدی یا غیر نقدی تامین میکند. هنگامی که یک پروژه برای اولین بار طراحی می شود، حامی پروژه از پروژه پشتیبانی می کند.

 

نکته: حامی پروژه ها یکی از ذینفعان پروژه به شمار می روند و معمولا از مدیران ارشد سازمان است و حل مسائل کلان پروژه را بر عهده دارد و مسئول نهایی موفقیت یا شکست پروژه می باشد. بنابراین هر پروژه تنها یک حامی می تواند داشته باشد.

 

 

وظایف و مسئولیت های اصلی حامی پروژه:

1-ترویج و ترفیع پروژه (Promotion):

– تلاش برای ارتقاء پروژه جهت قراردادن پروژه در بالاترین اولویت سازمان

– شناسایی مزایای پروژه و مدیریت تحقق منافع پروژه

– شناسایی عوامل مهم موفقیت پروژه

2-مجوز و ایجاد اختیار (Authorization):

– هدایت پروژه از مرحله انتخاب تا تصویب و رسمی شدن آن به عنوان پروژه

– انتصاب و تخصیص مدیر پروژه برای پروژه

– شناسایی اعضای کمیته راهبری و تسهیل کار دفتر مدیریت پروژه

– تصویب تغییرات در پروژه

3-تامین مالی (Funding):

– مذاکره در خصوص بودجه پروژه

– اطمینان از وجود بودجه برای اجرای پروژه

– تصویب تغییرات در بودجه پروژه

4-محدوده بندی (Scoping):

-تعیین دامنه ” اولیه” پروژه  (مدیر پروژه در نهایت مسئول دامنه رسمی پروژه در برنامه مدیریت پروژه است.)

– مشارکت در برنامه ریزی اولیه پروژه

5-منشور پروژه (Project Charter):

– تهیه/ تایید منشور پروژه (این سند به طور رسمی پروژه را ایجاد می کند و مدیر پروژه را به پروژه اختصاص می دهد و تهیه آن مستقیماً به عهده اسپانسر پروژه است.)

6-اطلاع رسانی (Informing):

– دریافت به روزرسانی های وضعیت پروژه از مدیر پروژه و توزیع اطلاعات به مدیران مربوطه

– مذاکره با ذینفعان پروژه در شرایط وقوع اختلاف نظر

7-دریافت تحویل شدنی های (deliverable) پروژه:

– تأیید خروجی ها و تحویل شدنی های پروژه

-ارزیابی موفقیت پروژه پس از اتمام پروژه

تفاوت نقش حامی پروژه و مدیر پروژه:

 

حامی پروژه یک سطح بالاتر از مدیر پروژه است و دارای قدرت بیشتری نسبت به مدیران پروژه می باشد.

مدیر پروژه مسئولیت عملیات روزمره پروژه را بر عهده دارد، در حالی که حامی پروژه مسئول حل مسائل کلان پروژه است و به حل مسائلی که خارج از توان و اختیار مدیر پروژه است می پردازد و در اجرای پروژه و جزئیات آن وارد نمی شود.